引言
1.「LFM」系統是為支援一所律師事務所的業務運作而設計的，作用是藉著一個清晰的資料庫幫助職員提高效率和改善文件檔案的交收和存取紀錄，從而使事務所的業務更順暢地運作。
要了解設計系統的理念，便要先了解律師事務所的的業務的特色：
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法律是社會中很多活動的依據和規範，物業買賣、解除婚姻關係、維護個人在法律審訊中的權利等都需要法律界專業人仕的服務，而處理不同類型業務的又涉及不同的工序和法律文件。
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文件是法律過程中重要的憑證，律師事務所不單要適時地把收到的文件存入相關的個案文檔中，且要迅速地取得需要的文件，每一項收到或送出的文件都需要清楚記錄其存放或去處，以免遺失。
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同一個案中可能有一個以上的參與人，參與人可能各自聘請律師代表自己去完成法律程序，而代表不同參與人的律師之間有很多文件來往。
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以專業知識賺取收入，工作人員以完成個案中必要工序的時間和人力作為收費準則，計算客戶應付費用，這種計算收費的程又涉及很多繁瑣的記錄和計算，耗費人力。
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個案可能需時數年才能了結，其間需要保存和更新大量文件資料。結朿的個案也需在有效的追訴期內繼續保存，因此有需要記錄這些文檔的位置以便容易翻查。
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不同職責的職員在同一時間內參與同一個案的不同工序，若等到文檔傳到自己手中才開始做必要的工序可能會有所延誤。 |
客戶對系統的期望
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貯存個案在各個工序中所需資料，減少人手記錄容易出錯的機會 有效的數據庫，保存更新同業溝通資訊，如電話號碼、地址、傳真號碼，可供事務所工作人員共用和減省每次重複抄寫的工作
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系統能處理和計算與業務有關的數據，可以節省繁瑣地紀錄每一項曾經處理的工序和計算收費的人力
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可以查閱資料及完成工序，不必翻看文檔也可以採取行動完成必要的工序，減少出現爭用同一文件檔案的情況
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有效紀錄收到和送出的法律文件的項目和日期、時間，方便查閱和追尋文件的位置和去處，減少文件遺失和找出文件所耗的時間 紀錄正在處理和己完成的個案文檔的位置，方便追尋和了解文檔的狀態
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紀錄個案的處理進度，和職員己完成及將要完成的工序，有效地管理業務
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系統可以輸出一些報表提示個別職員需要完成的工作和期限顯示公司的業務進度 |